Yazı işleri Müdürlüğü
Personel Durumu
Birsen KOCATAŞ (Yazı İşleri Müdürü) Tel Santral :214 18 46 Dahili : (202)
İ.İzzet ÜNAL Şef (Evlendirme Memuru) (207)
Alev AKKAYA (Yazı İşleri Servisi) (204)
Burcu KAYRAK (Yazı İşleri Servisi) (205)
Murat SOLAK (Yazı İşleri Servisi)
Yazı İşleriMüdürlüğümüzün Görevleri:
-Evrak Kayıt işlemleri
1- Kurum ve kuruluşlardan, posta, kurye ve vatandaş kanalı ile gelen evrakların; evrak kayıt defterinin gelen evrak kısmına kaydının yapılarak, ilgili müdürlüklere doğrudan havalesini yapmak.
2- Havalesi yapılan evrakları zimmet karşılığı ilgili müdürlüklere teslim etmek.
3- Belediyemiz Müdürlüklerinden, diğer kurumlara gidecek evrakların, evrak kayıt defterinin giden kısmına kaydının yapılarak, harici zimmet defteri veya posta yolu ile ilgili kurumlara göndermek.
4- Müdürlüğü ilgilendiren evrakların ilgili dosyalarında saklanmasını sağlamak.
5-Dilekçe Hakkının Kullanılmasına dair Kanunun 3. maddesi gereğince vatandaşların vermiş oldukları dilekçeleri dilekçe kayıt defterine kaydeder. Dilekçelerin ilgili müdürlüklere zimmet karşılığı havalesini sağlamak.
6-Müdürlüklerden gelen dilekçe cevap yazılarını, dilekçe kayıt defterine işleyip ilgilisine posta yolu ile veya zimmetle ulaştırmak.
7- Kurumlardan veya şahıslardan Müdürlüğe gelen yazıların cevap yazılarını yazmak.
8- Kurum veya şahıslardan gelen yazılardan birkaç birim tarafından cevap verilmesi gerektiği hallerde birimlerden gelen cevapları birleştirerek, ilgili yazının cevap yazılarını hazırlamak.
-Meclis Çalışmaları ile İlgili İşlemler
1-Her ay yapılan Meclis toplantılarının gündemini belirlemek amacıyla tüm müdürlüklerle iletişim kurmak.
2-5393 Sayılı Belediye Kanunun 20 ve 21. maddesi uyarınca müdürlüklerden gelen teklifler doğrultusunda, oluşturulan Belediye Meclis gündemi en az üç gün önceden Belediye Meclis üyelerine bildirmek.
3-Belediye Meclisinde görüşülen konuların karar özetlerini yazmak ve Belediye Başkanlığı’nın internet sayfasında yayınlanmasını ve ilan birimince ilan edilmesini sağlamak.
4- Alınan Meclis kararlarının uygun olarak yazılmasını sağlamak.
5- Kararları Başkan ve Katip üyelere imzalatmak.
6- Komisyonlara havale edilenleri meclis havale yazısı ile, ilgili müdürlüğe teslim etmek.
7- Kararlardan bir örneğinin bir dosyada, bir örneğini evrakları ile birlikte bir başka dosyada muhafaza etmek, diğerlerini ilgili müdürlüklere birer üst yazı ile göndermek.
8- Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği ve Kanun uyarınca, gizli oyla yapılan Meclis I.ve II. Başkan Vekilliği, Katip üye, Encümen üyeleri, plan bütçe, imar, inceleme, denetim komisyonlarının seçimi için gerekli çalışmaları yapmak, oy pusulalarını hazırlamak.
9- Seçimler sonunda her üyeye seçilmiş oldukları, komisyonları belirten tebligat yazısını göndermek.
10-5393 sayılı Kanunun 23’üncü maddesi hükmü gereği kesinleşen kararları kesinleştiği tarihten itibaren 7 gün içinde Valiliğe göndermek.
11- Alınan kararların özetlerini meclis karar defterine yazılmasını sağlamak, her birleşim sonunda başkan ve katip üyelere imzalatmak.
12-5393 sayılı Kanunun 29’uncu maddesi uyarınca özürsüz ve izinsiz olarak arka arkaya üç birleşim günü veya bir yıl içinde yapılan toplantıların yarısına katılmayan üye için meclis üyeliğinin sona ermesi ile ilgili gerekli teklif yazısını hazırlayıp meclis başkanlığına sunmak.
13- Meclis Üyeliğinin düşmesi, istifa veya başka sebeplerle boşalan meclis üyeliğinin yerine, yeni isim belirlenmesini teminen İlçe Seçim Kuruluna yazı yazmak.
14- İlçe Seçim Kurulunda tarafından belirlenen yeni meclis üyesine gerekli tebligatların yapılarak meclis toplantılarında hazır bulunmasını sağlamak.
15-Yazı İşleri Müdürlüğü’nün yıllık faaliyet raporunu hazırlayarak ilgili birime göndermek.
16-Meclis, komisyon huzur haklarını düzenleyerek Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.
-Encümen Çalışmaları ile İlgili İşlemler:
1-Başkan tarafından Encümene havalesi yapılan evrakları teslim almak. Başkan adına encümen gündemini hazırlamak.
2-Encümenin sekreteryalığını yapmak.
3-Karara bağlanan evrakların karar özetini yazmak.
4-Karar özeti yazılanları encümen kararı şeklinde bilgisayara kaydetmek .
5-Kararların bir suretini encümen üyelerine imzalatıp tarih ve sıra numarasına göre dosyalamak.
6- Alınan kararların toplantı tarihine göre karar defterine karar özetlerini yazmak. Her toplantı sonunda encümen üyelerine defteri imzalatmak.
7- Diğer karar suretlerini ilgili Müdürlüklere zimmet karşılığı vermek.
8- Encümen huzur haklarını düzenleyerek mali hizmetler birimine göndermek.
Evlendirme Memurluğu
Medeni Kanuna göre Evlenme Akdi ile ilgili her türlü işlemleri ve ilgili kurumlarla yazışmaları yapmaktadır.
1- Resmi nikah kıymak isteyen kişilerin başvurularını kabul etmek.
2- Evlenme başvuru sahiplerinin, müracaat evraklarının kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu kontrol ederek, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul ederek, nikah akdinin gerçekleşeceği tarihi belirlemek.
3- Yapılan tüm nikah akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğü’ne göndermek.
4- Nikah için gerekli olan evlenme cüzdanının Vergi Dairesi Müdürlüğünden alımını yapmak.
5- Evlilik işlemleri kabul edilenlerden il dışında nikah kıydırmak isteyen çiftlere izin belgesi hazırlamak.
6- Nikah işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlenmesini sağlamak
7- Her hafta başı itibariyle evlenen çiftlerin adını ve soyadını gösterir listeyi internette yayımlanmak üzere bilgi işlem birimine göndermek.
|
