PERSONEL DURUMU
1 Müdür
1 Yönetici Asistan
2 Asistan
2 Şöför
1 Temizlik Sorumlusu
      
GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLAR

Özel Kalem Müdürlüğü’ nün görevleri:
 (1)Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına temsil tören ve ağırlama bütçesi’ni
kullanmak,
 (2) Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek
 (3) Özel Kalem Müdürlüğüne  gelen evrakların  değerlendirilmesi ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
  (4) Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol  ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına  başkan yardımcısına bilgi verip iştirak etmesini sağlamak.
 
 (5) Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.
( 6) Başkanlık sekreteryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
  (7) Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.
 
  (8) Başkanlık makamının  toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
 (9) Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
  (10) Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.
  (11) Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.
  (12) Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,
 (13) Birimlerin faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak maksatlı, Başkan ve birim müdürlerinin katılacağı aylık toplantılar düzenlemek ve bu toplantılarda;birim faaliyetleri
gerçekleştirilen  işlemler, sorunlar ile görüş ve önerilerin değerlendirilerek birimler arası bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyumu sağlamak.

Özel Kalem Müdürlüğü Kamu Hizmet Standartları Tablosu

Özel Kalem Müdürlüğü Yönetmelik